Ein Café, ein Vereinshaus oder ein Künstler kann bereits über Werke und Räume verfügen und dennoch einen konkreten Hängeplan benötigen. Sie können den Auftrag von der Werkliste über die Beschriftung bis zur vereinbarten Montage koordinieren. Halten Sie im Voraus fest, ob auch Abbau und Rückgabe zum Leistungsumfang gehören. Die beiden Arbeitstage können im Kalender weit auseinanderliegen.
Die Räume besichtigen
Holen Sie die Erlaubnis des Veranstaltungsortes, einen Wandplan und Angaben zu den verfügbaren Aufhängesystemen ein. Messen Sie den tatsächlich verfügbaren Platz, während Tische, Leuchten und die übrige Einrichtung an ihrem vorgesehenen Platz stehen. Vereinbaren Sie, wer die Anordnung freigibt und wer am Arbeitstag die Räume öffnen kann. Erstellen Sie eine nummerierte Werkliste mit Maßen und eine entsprechende Liste der Wandbeschriftungen.
Was soll die Ausstellung kosten?
Kalkulieren Sie Entwurfsarbeit, Koordination, Beschriftung und die konkreten Arbeitsstunden vor Ort. Berücksichtigen Sie direkte Kosten für Fahrten, Ausdrucke, Hilfskräfte und eine mögliche Miete. Die eigene Grundausstattung kann in das Startbudget eingehen. Denken Sie auch an die Vorbereitung der Etiketten. Schon ein einzelner korrigierter Titel kann einen Neudruck und eine weitere Fahrt erfordern, wenn die Freigabe zu spät erfolgt.
Ein Rechenbeispiel
Die folgenden Eurobeträge sind illustrative Rechenwerte und keine Marktpreisangaben. Eine Berechnungseinheit ist eine Ausstellung. Rechnen Sie beispielsweise mit einem Honorar von 10.500 € ohne Umsatzsteuer. Bei 2.400 € für eine Hilfskraft, 600 € Fahrtkosten, 200 € Material und 50 € Ausschuss bleiben 7.250 € vor Fixkosten und Ihrer eigenen Arbeitszeit. Erfassen Sie die Stunden für Besichtigung, Planung, Montage und Abbau getrennt in Ihren Arbeitsnotizen.
Ihr erster Probelauf
Wählen Sie eine Wand und eine begrenzte Anzahl Werke. Lassen Sie Werkliste und endgültigen Plan freigeben, bevor die Arbeit beginnt. Klären Sie die Handhabung, Bildrechte für die Ankündigung und die Verantwortung für die Werke während des gesamten Ablaufs. Vereinbaren Sie einen verbindlichen Rückgabetermin. Wenn Sie eine zusätzliche Fahrt zusagen, ohne sie in die Kalkulation aufzunehmen, kann selbst eine überschaubare kleine Ausstellung nur eine geringe Vergütung pro Stunde ergeben.